PENERAPAN GDSS

GDSS

Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam satu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interfase bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama

Proses yang terjadi pada GDSS :

• Mengorganisasi pendapat yang muncul dalam kelompok
• Mengumpulkan informasi
• Mengurutkan berdasar prioritas
• Mengumpulkan aspek-aspek pendukung

Otomasi Perkantoran (Office Automation)

Definisi otomasi perkantoran atau office automation mencakup semua sistem informasi formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan cara berkomunikasi dan penyebaran informasi ke dan dari orang-orang dalam maupun diluar organisasi (perusahaan).

Siapa yang menggunakan OA

Kelompok Pemakai OA

• Manajer = Pekerja Terdidik (knowledge workers)
• Profesional = Pekerja Terdidik (knowledge workers)
• Sekretaris
• Pegawai administrasi

Tujuan OA

• Mengurangi biaya administratif
• Pemecahan masalah
• Pelengkap dan bukan pengganti

Contoh Aplikasi OA

• Pengolahan kata(Word Processing)
  Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang berkaitan dengan penyiapan dokumen yang tercetak.
  
  
• E-mail
  Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminak komputer dan alat penyimpanan. 
   
• Voice mail
  Pengiriman pesan dengan mengucapkan ke dalam telepon, dan pesan yang telah terkirim, oleh penerima dapat diambil melalui telepon juga.
  
  
• Facsimile Transmision (FAX)
  Penggunaan peralatan komunikasi khusus yang dapat membaca document pada satu ujung saluran komnukasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.
  
  
• Kalender elektronik 
  Penggunaan jaringan komputer untuk membuat, menyimpan dan mengambil agenda pertemuan (jadwal kerja).  
   
• Konferensi audio/video
  Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Daya tarik konferensi audio 
  • Biaya relatif murah bagi perusahaan 
  • Orang-orang merasa nyaman berbicara 
  • Butuh beberapa menit saja untuk menyiapkan peralatan

Ke-efisiensi-an sebuah konferensi audio :

• Di tunjuk moderator (orang yang mengkoordininasi jalannya konferensi)
• Jumlah peserta dibatasi
• Ada hasil dari pembicaraan yang dibagikan keseluruh peserta (rekaman konferensi harus disimpan)
• Setiap peserta yang akan bicara harus meng-identifikasi dirinya.

Penggunaan peralatan komunikasi suara dan gambar untuk membuat suatu hubungan audio-video diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

Terdapat 3 konfigurasi :

1. Video satu arah dan audio satu arah 
2. Video satu arah dan audio dua arah 
3. Video dan audio dua arah

• Konferensi komputer
• Imaging
• Dekstop publishing

PENERAPAN DSS

Penerapan DSS di perusahaan (Decision Support System)
DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer, termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan), sehingga DSS sangat popular di kalangan manajemen perusahaan. Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan . Dimana system informasi mempunyai tujuan untuk mendukung sebuah aplikasi Decision Support System (DSS).
Berikut adalah beberapa contoh aplikasi yang menggunakan DSS, antara lain :

1. DSS untuk proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir pada PT. X
Salah satu contoh yang akan disorot dalam hal ini adalah cara pemilihan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ada pada suatu jabatan tertentu. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem pendukung keputusan untuk proses profile matching dan analisis gap yang dibuat berdasarkan data dan norma-norma SDM yang terdapat di PT. X.
Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi karyawan dalam Sistem Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir berdasar pada 3 aspek yaitu Kapasitas Intelektual, Sikap Kerja dan Perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut. Software ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 2000 untuk database dan Borland Delphi 5 sebagai compiller-nya.
Dari hasil implementasi sistem, disimpulkan bahwa dengan penggunaan software ini dapat membantu proses pengambilan keputusan terhadap profile matching proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir di PT. X.

2. DSS berbasis spreadsheet untuk menganalisis biaya penyelenggaraan pendidikan
Manajemen lembaga pendidikan memerlukan alat bantu dalam perencanaan anggaran yang dapat mensimulasikan pengaruh kebijakan manajemen terhadap anggaran operasional, dan menghasilkan informasi keuangan untuk digunakan dalam menetapkan alternatif pemodelan anggaran yang akan diterapkan. Sistem Pendukung Keputusan yang digunakan adalah DSS berbasis spreadsheet yang menggunakan kebijakan manajemen sebagai acuan untuk menentukan besaran komposisi anggaran operasional pendidikan dari tahun ke tahun dalam bentuk program Analisis Anggaran.
Manajemen dapat melakukan perubahan atas variabel-variabel kebijakan berupa jumlah mahasiswa, jumlah dosen, pertumbuhan kelas, pertumbuhan biaya yang mempengaruhi anggaran penerimaan dan pengeluaran pada menu proyeksi sehingga didapatkan anggaran proyeksi dari tahun ke tahun. Setiap efek perubahan atas variabel kebijakan akan divisualisasikan dalam bentuk grafik.

3. DSS untuk penanganan jalan lintas timur sumatera
Jaringan jalan utama di Pulau Lintas Timur Sumatera dibentuk oleh tiga jalan utama yaitu Lintas Timur, Lintas Tengah dan Lintas Barat. Pada Jalan Lintas Timur Sumatera, banyak terdapat ruas jalan dalam kondisi rusak ringan dan rusak berat yang sewaktu-waktu berpotensi terputus. Kerusakan jalan yang progresif terjadi karena terlambatnya penanganan perbaikan dan terbatasnya dana. Selama ini penanganan Jalan Lintas Timur dilakukan secara manual sehingga diperlukan sistem informasi yang membantu penanganan dalam hal ini pembuatan Analisis Keputusan.
Aplikasi LTDSS (Lintas Timur Decision Support System) merupakan aplikasi Decision Support System (DSS) untuk penanganan jalan Lintas Timur Sumatera. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Visual Basic 6.0, Ms. Access 2000 dan Crystal Reports 8.5. Aplikasi LTDSS membutuhkan input berupa data ruas, data seksi, data kondisi, data lalulintas, data perencanaan serta data biaya. Proses yang dilakukan mengacu pada MAK (Metode Analisis Komponen). Output yang dihasilkan berupa alokasi dana tiap propinsi dan jenis penanganan jalan untuk tiap ruas serta dapat diketahui umur layan dari jalan yang ditinjau.

4. DSS untuk kelayakan proposal kredit Bank Rakyat Indonesia
Sekarang ini karena banyaknya perusahaan ataupun pengusaha yang mengajukan kredit ke Bank membuat bank tersebut harus lebih meningkatkan kualitas pelayanan terhadap nasabah. Sebagai contoh : pemberian kredit Bank Rakyat Indonesia dimana BRI memberikan kredit kepada debitur tetapi melalui proses yang harus dilalui. Penyaluran kredit yang berhasil akan membawa keuntungan yang besar bagi bank. Oleh karenanya BRI harus benar-benar hati-hati dalam menyalurkan kreditnya. Sebelum menyalurkan kredit kepada seorang calon debitor, BRI harus menilai dulu kelayakan proposal kreditnya.
Dengan adanya perkembangan teknologi komputer di bidang sistem informasi dirancanglah suatu Sistem Pendukung Keputusan Spesifik (Specific Decision Support Systems) SDSS yang dirancang dengan cara cepat (Quick Hit) dan pendekatan secara interaktif. Rancangan SDSS (Specific Decision Support Systems) ini menggunakan perangkat lunak Clipper 5.2 sebagai DSS Tools atau peralatan DSS-nya.
Berdasarkan hasil uji coba sistem, dapat disimpulkan bahwa aplikasi SDSS ini sangat membantu dan memudahkan pihak pengambil keputusan dalam tugasnya menilai kelayakan proposal kredit.

5. DSS untuk peningkatan produktivitas Hotel Bintang 3 di Surabaya menggunakan AHP dan OMAX
Produktivitas atau perbandingan antara input dan output merupakan salah satu alat yang berpengaruh dalam menentukan profitabilitas dan daya saing dalam perusahaan. Hotel perlu melakukan pengukuran produktivitas kerja supaya dapat bertahan dan bersaing dalam efisiensi dan efektivitas dengan hotel-hotel yang lain.
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi tersebut, maka perlu adanya suatu sistem yang dapat membantu dalam mengukur produktivitas kerja dari departemen-departemen yang ada. Aplikasi dari sistem tersebut adalah sebuah aplikasi DSS dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Proccess (AHP) untuk pembobotan dan Objectives Matrix (OMAX) untuk pengukuran produktivitas. Hasil dari aplikasi yang dibuat adalah berupa informasi mengenai kriteria-kriteria apa saja yang mempengaruhi kinerja hotel.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan 10 difinisi mengenai Sistem Pendukung Keputusan / Decision Support Sistem yang dikembangkan oleh beberapa ahli.

10 pendapat tentang pengertian sistem pendukung keputusan: 

1. Little (1970)
Sistem pendukung keputusan adalah sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya.

2. Alter (1990) membuat definisi sistem pendukung keputusan dengan memabandingkannya dengan sebuah sistem pemrosesan data elektronik (PDE) / Electronic Data Processing tradisional dalam 5 hal :

SPK
Penggunaan :Aktif
Pengguna :Manajemen
Tujuan :Efektifitas
Time horizon :Sekarang dan masa depan
Kelebihan : Fleksibilitas

PDE
Penggunaan : Pasif
Pengguna : Operator/Pegawai
Tujuan : Efisiensi Mekanis
Time horizon :Masa Lalu
Kelebihan :Konsistensi

3. Keen (1980)
Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunan dan evolusi sistem.

4. Bonczek (1980)
Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya.

5. Hick (1993)
Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi.

6. Man dan Watson
Sistem pendukung keputusan merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

7. Moore and Chang
Sistem pendukung keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

8. Bonczek (1980)
Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah.

9. Turban & Aronson (1998)
Sistem penunjang keputusan sebagai sistem yang digunakan untuk mendukung dan membantu pihak manajemen melakukan pengambilan keputusan pada kondisi semi terstruktur dan tidak terstruktur. Pada dasarnya konsep DSS hanyalah sebatas pada kegiatan membantu para manajer melakukan penilaian serta menggantikan posisi dan peran manajer.

10. Raymond McLeod, Jr. (1998)
Sistem pendukung keputusan merupakan sebuah sistem yang menyediakan kemampuan untuk penyelesaian masalah dan komunikasi untuk permasalahan yang bersifat semi-terstruktur.